Le choix de l'emplacement d'un bureau ne doit pas se faire à la hâte. Vous devez prendre en compte de nombreuses considérations concernant l'espace lui-même et son impact sur votre personnel ainsi que sur vos clients. Passez en revue les points suivants pour cibler votre recherche, quelle que soit l'étape à laquelle vous vous trouvez.

 

Bail de bureau ou espace de co-working ?

 

La première décision à prendre concerne le type d'espace dans lequel vous souhaitez vous installer.

 

Les baux de bureaux sont plus chers et vous lient pour une période plus longue, mais ils vous donnent plus de liberté dans l'utilisation de l'espace. Personnaliser l'espace avec votre propre marque fait une grande différence pour le moral de votre équipe et l'image que vous donnez à vos clients, en particulier dans les secteurs plus traditionnels comme la finance.

 

Les espaces de co-working vous conviendront mieux si vous avez moins de personnel et un certain potentiel de croissance, ou si vous n'avez besoin de l'espace que pour une période limitée. De plus, le fait d'être dans un espace de co-working vous décharge de certaines responsabilités, comme le remplacement du café et du rouleau de papier hygiénique. Ces espaces organisent souvent des cours, des clubs et des conférences gratuits (et distribuent des biscuits gratuits !) pour promouvoir le bien-être des travailleurs.

 

Coûts cachés

 

Lorsque vous établissez votre budget de déménagement, n'oubliez pas d'inclure le droit de timbre, les frais d'aménagement, les frais de notaire et les honoraires de l'agent d'achat. Bien que le loyer constitue la majeure partie du coût de votre bureau, ces frais représentent une part non négligeable. Il est également utile de se renseigner sur les taux d'imposition des immeubles qui vous intéressent.

 

N'oubliez pas de prendre en compte les frais de fonctionnement et de nettoyage une fois que vous êtes dans le bureau, ainsi que les frais que vous pourriez encourir pour les affaires qui ne sont pas venues avec vous, si vous devez en payer l'élimination.

 

Lisez le bail avant de signer afin de connaître les coûts qui seront couverts par vous et votre propriétaire.

 

Correspondance avec l'image de marque

 

Comme nous l'avons dit précédemment, l'emplacement de vos bureaux est une extension de votre image de marque.

 

Si vous êtes une start-up technologique, les gens ne seront pas très réceptifs à un bureau miteux et délabré. En revanche, si vous êtes une organisation à but non lucratif dont l'identité est plus frugale, le fait de dépenser des sommes considérables pour vos bureaux envoie un mauvais message.

 

Considérations juridiques

 

Renseignez-vous sur les implications juridiques d'un déménagement, car elles peuvent avoir changé depuis la dernière fois que vous avez déménagé.

 

Votre nouveau bureau doit répondre aux normes de sécurité en termes de risques sanitaires, de protection contre les incendies (le service local de lutte contre les incendies peut vous aider à cet égard) et de procédures de verrouillage. Lors du déménagement des bureaux et des machines, n'oubliez pas de traiter les données conformément au GDPR.

 

Si vos collaborateurs ne souhaitent pas changer de bureau, vous devrez peut-être leur proposer un licenciement, en fonction de la clause de mobilité figurant dans leur contrat.

 

Il ne s'agit pas exactement d'une considération juridique, mais vérifiez les chiffres du taux de criminalité locale sur le site web de la police. Cela vous donnera une idée du degré de sécurité d'une zone pour votre personnel et vos visiteurs, ainsi que de la probabilité que votre bureau soit cambriolé.

 

Une marge de manœuvre pour s'agrandir (si nécessaire)

 

Les entreprises à forte croissance auront besoin d'espace pour se développer. Prévoyez le nombre de personnes que vous envisagez d'embaucher et trouvez un espace qui le permette - cela pourrait aussi vous motiver à atteindre vos objectifs !

 

Dans le même ordre d'idées, si vous souhaitez que votre personnel travaille en interne, vous devrez vous rapprocher de votre vivier de talents. Renseignez-vous auprès des agences de recrutement locales pour savoir quel type de talent se trouve dans la région où vous souhaitez vous installer.

 

Concurrence dans la région

 

Déterminez la nature de la concurrence dans la région souhaitée.

 

Une concurrence accrue est souvent un facteur d'amélioration des performances. Dans cette optique, vous souhaiterez peut-être vous implanter dans une zone associée à votre secteur, par exemple à proximité du Silicon Roundabout à Shoreditch si vous êtes une entreprise de fintech. Vous aurez ainsi la possibilité de travailler avec d'autres entreprises pour obtenir des clients et des fournitures, et de former des partenariats stratégiques que vous n'aurez peut-être pas prévus.

 

Sachez que la concurrence peut nuire aux performances de votre entreprise dans certains secteurs. Par exemple, si vous êtes une agence de marketing dans une région où il y a déjà une forte concentration d'agences de marketing, vous risquez de souffrir, à moins que vous ne disposiez d'une niche comme la représentation des femmes ou des entreprises de l'industrie alimentaire.

 

Commodité pour votre personnel

 

Bien entendu, votre bureau doit être accessible en bus, en train, en métro ou en tramway. Pour les employés qui préfèrent pédaler, le nouveau lieu de travail doit également être accessible à vélo. Assurez-vous qu'il dispose d'un parc à vélos ou qu'il se trouve à proximité d'une station d'accueil et qu'il offre des installations décentes sur place, telles que des douches et des armoires de séchage.

 

S'il n'y a pas de parking dans les locaux, indiquez au personnel où se trouvent les places de stationnement les plus proches.

 

Il est universellement reconnu que le bien-être est essentiel pour les employés. Lorsque vous réfléchissez à l'emplacement de votre entreprise, pensez à la proximité de cafés, de bars, de salles de sport, de banques et de magasins pour répondre à leurs besoins de base.

 

Facilité d'accès pour les visiteurs

 

Votre priorité est de faciliter l'accès du personnel à votre bureau, mais qu'en est-il des visiteurs ? Les bureaux les plus éloignés peuvent être difficiles d'accès par les transports publics ou difficiles à trouver sur Google Maps. S'ils sont difficiles à trouver, vos relations d'affaires risquent de mal commencer. Évaluer le coût d'un bureau moins cher mais plus difficile d'accès par rapport à un bureau plus cher situé dans un endroit offrant de meilleures opportunités commerciales.

 

Le choix d'un espace de bureau approprié peut faire la différence entre l'obtention et la dissuasion de clients.

 

Proximité des fournisseurs

 

Si vous dépendez de fournisseurs pour des produits physiques - en particulier des articles qui ne sont pas largement disponibles - vous voudrez être proche d'eux. S'éloigner tout en conservant votre fournisseur actuel pourrait s'avérer coûteux en termes d'augmentation des kilomètres de livraison ; cela vaut donc la peine d'essayer de trouver un fournisseur plus proche de chez vous si c'est le cas.